Основні помилки під час оформлення апостиля і як їх уникнути

Оформлення апостиля — спрощений варіант легалізації українських документів у 112 країнах. Це процедура засвідчення документа спеціальним штампом, запроваджена Гаазькою конвенцією в 1961 році. Хоча сам процес апостилювання досить простий, важливо розуміти, для чого його потрібно робити та пам’ятати про найпоширеніші помилки, з якими стикаються люди в процесі проставлення апостиля.

Помилки під час апостилювання документів

Найпоширеніші проблеми та помилки з апостилюванням:

Неправильний вибір документів. Помилка — підготовка невідповідних документів для апостилювання. Тобто потрібно переконатися, що документ, який ви збираєтеся апостилювати, дійсно може бути апостильований.
Неправильно вибране міністерство для апостилювання. Різні види документів підлягають апостилюванню у різних міністерствах України. Важливо переконатися, що ви звертаєтесь до правильного держоргану для апостилювання конкретного типу документа.
Відсутність нотаріального засвідчення. Деякі документи вимагають нотаріального засвідчення перед апостилюванням. Пропуск цього етапу стане причиною відмови в апостилюванні.
Неправильна інформація про країну-учасницю Гаазької конвенції. Гаазька конвенція надає процедуру апостилювання, але не всі країни є її учасниками. Переконайтеся, що країна, де ви плануєте використовувати документ, бере участь у цій конвенції.
Неправильне заповнення форми апостиля. Некоректне заповнення форми документа може призвести до відмови. Уважно стежте за інструкціями та надавайте реальну важливу інформацію.
Нерозраховані терміни. Процес апостилювання може тривати деякий час. Не забувайте враховувати цей фактор у своїх планах, щоб уникнути затримок та «нестиковок».
Невраховані зміни у законодавстві. Закони та правила можуть змінюватися. А особливо зараз. Тому перед початком підготовки документів для апостилювання переконайтеся, що вам відомі останні зміни в законодавстві.

В Україні є чіткий список документів, які потрібно апостилювати для пред’явлення в інших країнах. Сюди входять свідоцтва про народження/шлюб/смерть, дипломи та атестати, додатки до них та інші. Але потрібно розуміти та пам’ятати, що апостилювання потрібне для надання документам юридичної сили лише у країнах Гаагзької Конвенції. Для інших країн потрібна інша легалізація документів.

Замовте апостиль документів та переконайтесь у якості

у нашому портфоліо представлені всі робочі мови

у нашому портфоліо представлені
всі робочі мови

Мови перекладу, з якими
ми працюємо

Мови перекладу,
з якими
ми працюємо

Практичні поради щодо проставлення апостиля

Насамперед важливо розуміти, як відбувається процедура апостилювання. Зазвичай вона складається із 6 етапів:

Підготовка документів, які необхідно проапостилювати: свідоцтва про народження, одруження, освіту, судові рішення й інші. Переконайтеся, що всі вони перебувають у нормальному стані, дійсні, не мають сторонніх записів, пошкоджень і т.п.
Визначення міністерства для апостилювання. В Україні апостиль проставляють у тому Міністерстві, де був виданий документ.
Заповнення заяви. Подайте заяву на отримання апостиля для необхідних документів. У цій заяві має бути інформація про вас, перелік документів для апостилізації та інші дані, про які вам розкажуть держслужбовці конкретного міністерства.

Підготовка документів, які необхідно проапостилювати: свідоцтва про народження, одруження, освіту, судові рішення й інші. Переконайтеся, що всі вони перебувають у нормальному стані, дійсні, не мають сторонніх записів, пошкоджень і т.п.
Визначення міністерства для апостилювання. В Україні апостиль проставляють у тому Міністерстві, де був виданий документ.
Заповнення заяви. Подайте заяву на отримання апостиля для необхідних документів. У цій заяві має бути інформація про вас, перелік документів для апостилізації та інші дані, про які вам розкажуть держслужбовці конкретного міністерства.
Оплата держмита та інших платежів. Дізнайтеся терміни та вартість проставлення апостиля. Сплатіть державне мито та інших збори, що стосуються процесу.
Надання документів. Після подання заяви та сплати зборів віднесіть оригінали документів представнику міністерства. Заздалегідь забезпечте наявність всіх необхідних копій і оригіналів.
Обробка заяви та видача документів з апостилем. Після всього вищеописаного компетентний орган проведе перевірку. Після її успішного завершення експерти поставлять штамп апостиль. Зазвичай він розміщується на звороті документа та містить інформацію про його дійсність, надає йому юридичну силу. Також апостиль може проставлятись на окремому папері, який потім підшивається з оригіналом.

Оплата держмита та інших платежів. Дізнайтеся терміни та вартість проставлення апостиля. Сплатіть державне мито та інших збори, що стосуються процесу.
Надання документів. Після подання заяви та сплати зборів віднесіть оригінали документів представнику міністерства. Заздалегідь забезпечте наявність всіх необхідних копій і оригіналів.
Обробка заяви та видача документів з апостилем. Після всього вищеописаного компетентний орган проведе перевірку. Після її успішного завершення експерти поставлять штамп апостиль. Зазвичай він розміщується на звороті документа та містить інформацію про його дійсність, надає йому юридичну силу. Також апостиль може проставлятись на окремому папері, який потім підшивається з оригіналом.

По-друге, вам слід пам’ятати про правила підготовки документів:

Якщо вони містять помилки, їх обов’язково потрібно виправити. Зверніться до органу, який видав конкретний документ, і отримайте новий документ з виправленням усіх помилок.
Перевірте справжність усіх печаток і підписів на документах — їх відповідність органу, який має право видавати ці документи (відповідно до поточних законодавчих норм).
Якщо якісь довідки, рішення та інші документи вимагають нотаріального засвідчення, перед аоптилюванням потрібно звернутись до нотаріуса.
Зробіть кілька копій кожного оригіналу, щоб мати «резервні» копії документів у разі псування/втрати оригіналів.

І по-третє, запам’ятайте, як правильно вибрати установу для проставлення апостиля:

Перегляньте місцеві компанії-посередники, через які можна проставити апостиль. Прочитайте відгуки про них, дізнайтеся про досвід роботи, професіоналізм співробітників.
Спитайте у знайомих про вибір компанії-посередника — це найкращі рекомендації щодо вибору тієї чи іншої компанії для апостилізації. Саме їх досвід допоможе прийняти правильне рішення.
Дізнайтеся про роль нотаріуса в процесі апостилювання конкретно ваших документів. А потім поцікавтеся, чи працює в компанії, в яку ви плануєте звернутися, штатний нотаріус.

І по-третє, запам’ятайте, як правильно вибрати установу для проставлення апостиля:

Перегляньте місцеві компанії-посередники, через які можна проставити апостиль. Прочитайте відгуки про них, дізнайтеся про досвід роботи, професіоналізм співробітників.
Спитайте у знайомих про вибір компанії-посередника — це найкращі рекомендації щодо вибору тієї чи іншої компанії для апостилізації. Саме їх досвід допоможе прийняти правильне рішення.
Дізнайтеся про роль нотаріуса в процесі апостилювання конкретно ваших документів. А потім поцікавтеся, чи працює в компанії, в яку ви плануєте звернутися, штатний нотаріус.

Оформлення апостиля без проблем

Щоб уникнути бюрократичних труднощів, очікувань і сварок у чергах та інших неприємних ситуацій, простіше звернутися до експертів. Ми допоможемо вам отримати апостиль з дотриманням правил, вимог і максимально (наскільки це можливо) швидко.

експерти у перекладах

Виконуємо переклади у найкоротші терміни